Was jeder wissen sollte über Effektivität und Effizienz

Strategie ohne Taktik ist der langsamste Weg zum Sieg. Taktik ohne Strategie ist das Geräusch vor der Niederlage. (Sun Tsu*)

In die richtige Richtung

Wenn du mit bester Technik und großer Anstrengung in die falsche Richtung fährst (Effizienz), kommst du nie ans Ziel.

Wenn du aber in die richtige Richtung fährst (Effektivität-Strategie), wirst du es auch mit schlechter Technik und mäßiger Anstrengung auf Dauer erreichen.

Das klingt anfangs verwirrend. Schauen wir uns also erstmal genauer die Definitionen von Effektivität und Effizienz an.

1. Definition Effektivität*

Effektivität heisst: Die richtigen Dinge tun.

Unter Effektivität verstehen wir das Maß der Zielerreichung. Wir meinen damit das Verhältnis vom angestrebten zum letztendlich erreichten Zustand. Der Aufwand den wir betreiben, um diesen Zustand (dieses Ziel) zu erreichen, spielt dabei keine Rolle.

Die Definition der Effektivität hat einen höheren Stellenwert gegenüber der Effizienz.

Vereinfacht geht es um die Frage: „Tun wir die richtigen Dinge?“

2. Definition Effizienz*

Effizienz heisst: Die Dinge richtig tun.

Bei der Effizienz geht es um die Mittel und Wege (das Werkzeug) zur Erreichung der Zwecke, Wirkungen, Ergebnisse (Effektivität). Damit entspricht „Effizienz“ in vielen Fällen der Wirtschaftlichkeit.

Vereinfacht geht es um die Frage: „Tun wir die Dinge richtig?“, im Unterschied zur Effektivität („Die richtigen Dinge tun“).

*Definitionen von Effektivität und Effizienz nach: Peter Ferdinand Drucker, der in einem Artikel im Harvard Business Review schrieb:

„It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.“

Effektivität und Effizienz im Alltag (ein Beispiel)

Du möchtest einen Artikel für deinen Blog verfassen. Das ist schon mal gut. Mit dieser Entscheidung befindest du dich bereits in Phase 2 der Entscheidungsfindung: „Ich will es„. Wenn du aber anstatt zu schreiben, auf deinen Social-Media-Kanälen dahin-prokrastinierst, bist du nicht effektiv, im Sinne des eigentlichen Ziels (einen Blogartikel verfassen). Folglich machst du (im Sinne der Zielerreichung) das Falsche.

Wenn du jeden Tag ein paar Zeilen an deinem Artikel schreibst, bist du durchaus effektiv (Du arbeitest an der Zielerreichung). Du bist aber nicht effizient. Effizient wäre, wenn du dich an deinen Artikel setzt und nicht früher aufstehst, bis du 1000 Wörter aufs virtuelle Papier gebracht hast.

Strategie (Effektivität) in der Wirtschaft

Unter Strategie (Effektivität) werden in der Wirtschaft klassisch die (meist langfristig) geplanten Verhaltensweisen der Unternehmen zur Erreichung ihrer Ziele verstanden.

Vereinfacht gesagt: Erstens muss ein Plan existieren, der, zweitens, vollständig in die Tat umgesetzt wird. (Henry Mintzberg)

In der heutigen schnelllebigen und reizüberfluteten Zeit bringt es jedoch wenig, sich in geplanten Bahnen festzufahren.

So rückte schon Michael E. Porter leicht vom Konzept der Planbarkeit ab.
Anstatt der längerfristigen Planung fokussiert er seine Betrachtungsweise auf den Wettbewerbsvorteil, der auf klaren Unterscheidungsmerkmalen beruht.

Das Non plus Ultra

Das Non plus Ultra ist erreicht, wenn Effektivität und Effizienz ineinandergreifen. Dieser Fall tritt ein, wenn du die 4 Phasen der Entscheidungsfindung schnellstmöglich und effizient umsetzt, um zum erstrebten Ziel zu gelangen.

Für mich funktioniert am besten, wenn ich meine angestrebten Ziele visualisiere und ein Scheitern von vornherein ausschliesse.

Scheitere ich dann doch, ist es auch kein Beinbruch.

Wenn jemand seine ganze Kraft und Energie in ein Projekt steckt und trotzdem scheitert, ist er immer noch weit all den anderen voraus, die es nicht mal versuchen.

Auch Scheitern ist ein Gewinn

Ich bin im Laufe der Zeit an so einigen Projekten gescheitert, obwohl ich effektiv arbeitete. Das letzte Mal war, als ich Speed-Dating-Events in Málaga durchführen wollte. Ich arbeitete 8 Monate an der Erstellung der Website, der Organisation und Infrastruktur.

Viele sagten mir, dass solcherlei Veranstaltungen vielleicht in Barcelona oder Madrid funktionieren. Die Andalusier wären jedoch nicht dafür zu gewinnen. Ich ahnte es, aber wollte es nicht wahr haben. Einen Versuch war es allemal wert.

Ich zog alles sehr professionell auf und hatte einige Leute, die mir bei der Umsetzung halfen. Am Ende führten wir zwei Events durch und die waren gar nicht so übel. Der ganze Aufwand stand jedoch in keiner Relation zum Gewinn.

Hätte ich effizienter gearbeitet, hätte ich sicher einige Dinge besser gemacht. Hätte ich weniger effektiv gearbeitet, wäre ich immer noch damit beschäftigt.

Während der Arbeit am Projekt habe ich viel dazugelernt:

• Im Umgang mit Menschen.
• Der Handhabung von Photoshop.
• Erstellung von Websites.
• Handhabung von Google Drive.
• Grafikdesign.
• Organisation und Erstellung von Infrastrukturen.

Das „Scheitern“ war also eigentlich ein Gewinn.

Laut Definition der Wirtschaftsstrategie nach Henry Mintzberg:

Hatte ich erstens einen Plan, den ich zweitens vollständig in die Tat umgesetzt hatte. Ich hatte mein, mir selbst vorgegebenes Ziel erreicht und die Events durchgeführt.

Das Endresultat war zufriedenstellend, aber nicht gewinnbringend genug.

Da ich andere Projekte in der Vergangenheit erfolgreicher zum Ziel geführt hatte, brach deswegen keine Welt für mich zusammen. Es war nur eine Stufe mehr, auf meinem Weg zu grösseren Zielen.

Verschiedene Etappen der Zielsetzung

Es ist wichtig verschiedene Etappen der Zielsetzung zu haben. Schreibe dir 20 deiner nächsten Ziele auf. Sieh welche dieser Ziele du sofort umsetzen kannst. Picke dir das erstrebenswerteste raus und entwerfe einen Plan, wie du es am effektivsten (die richtigen Dinge tun) erreichen kannst.

Welche Werkzeuge stehen dir zur Verfügung, um dieses Ziel effizient (die Dinge richtig tun) zu erreichen?

Schreibe dein höchstes Ziel (auch wenn es noch unerreichbar scheint) ganz oben auf die Liste. Alle anderen Ziele unterhalb, dienen nur dem einen Zweck:

Dein supercooles Oberziel zu erreichen. 

Lass dir Zeit beim Entwerfen deiner Zielliste. Dein supercooles Oberziel schreckt dich vielleicht etwas zurück. Vielleicht ist dein supercooles Oberziel, nach Bora Bora umzusiedeln, um dort das Leben zu geniessen.

Vielleicht lachst du über dich selbst und denkst: So ein Schwachsinn.

Dann bedenke: Lachen ist gesund und verliere von nun an Bora Bora nicht mehr aus deinen Augen.

Outsourcing

Willst du z.Bsp. Events organisieren und brauchst dafür aussagekräftige, coole Designs, für deine Werbekampagne und du hast keine Ahnung von Grafikdesign.

Dann denke über outsourcing nach.

Bevor du anfängst teure Grafikprogramme zu kaufen und ein halbes Jahr rumzuexperimentieren, such dir jemanden, der sich auskennt.

Fazit

Die Definition der Effektivität hat einen höheren Stellenwert, gegenüber der Effizienz. Effizienz ist das Werkzeug (Wissen, Fähigkeiten, Erfahrungen), mit dem wir unsere Ziele umsetzen. Wissen kommt von lernen. Lernen allein nützt nichts, wenn wir das Erlernte nicht anwenden.

Also kaufe nicht noch mehr Ratgeber und Tutorials. Setze zuerst dein bereits erlerntes Wissen um.

Setz Dir Ziele und beginne damit, sie effektiv umzusetzen. Bist du dabei nicht effizient genug, denk über outsourcing nach und arbeite weiter an der Umsetzung.

„Klare Ziele, egal, wie viel man dafür tun muss oder wie schwer sie zu erreichen sind, geben Kraft. Sehr viel Kraft. Unendlich viel Kraft.“  Dr. Karl Werner Erhardt

Was ist dein nächstes Ziel und wie kannst du es am effektivsten umsetzen?

Weiterführende Lektüre

• SunTsu – Die Kunst des Krieges (über 135 Kundenmeinungen bei Amazon)*
• Erlebe deine Kraft von Werner Erhard (Über 20 Kundenrezensionen bei Amazon)*